TEMA GENERAL DEL EVENTO

Informar a los egresados de los servicios que pueden encontrar en Punto de Contacto.

Objetivo General del Evento

Integrar a la mayor cantidad de egresados para dar a conocer los servicios que presta Punto de Contacto y de igual manera invitarlos a que participen y hagan uso de estos servicios.

Objetivos Específicos del Evento:

1.Coordinar las labores de cada uno de los comités para el logro de las metas propuestas por el proyecto.
2.Comunicarles a los egresados las actividades y proyectos de servicio a los que se dedica el evento.
3.Trabajar en equipo para llevar a cabo la organización y realización del evento para que este sea exitoso.
4.Integrar al egresado con el fin de identificar oportunidades y necesidades laborales y académicas.
5.Gestionar y promover la interacción de los egresados y aprendices SENA para ampliar su visón y conocimiento.
6.Garantizar la elegancia y el buen gusto del catering que ofreceremos, brindando un buen servicio al invitado preservando la calidad e higiene.
7.Separar y acondicionar el auditorio y cada uno de los stands para lograr cumplir a cabalidad el evento

Funciones Comité General

Se en carga de verificar asesorar y coordinar a los distintos comités para que se logren las metas propuestas para el evento.

1.Dirigir y velar por el cumplimiento de los objetivos del evento y las políticas organizacionales.
2.Aprobar el Presupuesto del evento.
3.Cumplir los acuerdos de las reuniones de Asamblea.
4.Aprobar el programa (propuesta de temas a tratar, conferencistas, estructura y distribución de actividades).
5.Tomar decisiones pertinentes referentes a la planeación del evento
6.Delegar funciones específicas en miembros de la organización.
7.Establecer la planificación (cronograma, fechas, tareas, actividades, duración y responsables) del evento.
8.Seguir y evaluar el cronograma de actividades desarrolladas por las comisiones de trabajo.
9.Conocer y aprobar el informe final.
10.Organizar las asambleas y reuniones con los demás comités para comprobar que se esté cumpliendo con los objetivos propuestos.

Funciones Comité Logístico:

La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos acabados y se interesa a su entorno.

1.Recursos (humanos, consumibles, electricidad).
2.Bienes necesarios a la realización del evento.
3.Servicios (transportes o almacén subcontratados).
4.La planificación del aprovisionamiento desde los proveedores de acuerdo con las previsiones de producción o venta.
5.La gestión de la cotización (con objetivo de la mejora del servicio)
6.El traslado de objetos de un lugar a otro (los recursos y equipos necesarios).
7.Planeación del evento (en cuanto a los planos, donde se ubican los stands, mesas, bebidas etc.).
8.Señalización del evento.
9.Organización de la entrada y salida de invitados al evento.
10.Establecer los requerimientos técnicos y logísticos que permitan la atención adecuada de los invitados.

Funciones Comité Relaciones Públicas

1.Contactar a los egresados SENA por medio de la base de datos del Proyecto Punto de Contacto para hacerles la invitación al evento.
2.Contactar un patrocinio con el fin de obtener ayuda para la financiación del evento.
3.Buscar un contacto empresarial para los egresados con el fin de brindarles información sobre vacantes.
4.Organizas una campaña para difundir información sobre el evento.
5.Colaborar con los demás comités para que el evento sea excelente.
6.Familiarizarse para recibir a los egresados de la manera correcta.
7.Enfatizar y motivar a todos los miembros del evento para asegurar la supervivencia del mismo.
8.Conocer con claridad que es Punto de Contacto Egresado SENA y cuál es su objetivo

Funciones Comité Divulgación

1.Atraer la atención de los auditores, egresados y aprendices SENA.
2.Tener actualizada la base de datos de los aprendices para así mismo poder ofrecer y darles un buen servicio.
3.Crear un buen ambiente de comunicación.
4.Manejar una página web de la empresa o del evento.
5.Desarrollar una agenda mensual para la muestra pública del evento.
6.Desarrollar estrategias para la visualización del tema objetivo.
7.Organizar los inmuebles requeridos para realizar dicho evento, con todo lo necesario, locaciones y utensilios necesarios
8.Llenar de motivación e información a los egresados del SENA
9.Promover y difundir el evento para así mismo darse a conocer.
10.Desarrollar una agenda para la presentación en vivo del evento.

Funciones Comité Financiero

1.Asesorar sobre los ajustes y medidas que contribuyen al mejoramiento permanente de la planeación y proyección económica de los recursos del evento.
2.Registrar de manera adecuada y respecto a las normas vigentes y las del evento las operaciones contables, resultantes de toda operación comercial y financiera.
3.Coordinar con los distintos directores de los comités la evaluación presupuestaria y reprogramación de los distintos programas que conforman el presupuesto general del evento.
4.Llevar la formulación fiscalización y coordinación del presupuesto ordinario del evento y de las cuentas especiales.
5.Dar seguimiento al cumplimiento de las metas de los diversos programas presupuestales del evento.
6.Responder ante el Comité General por la correcta ejecución de los recursos financieros del evento.
7.Llevar a cabo el registro de las transacciones custodia de valores y pagos a proveedores.
8.Llevara la contabilidad y mantener al día los registros contables respectivos de las diversas cuentas corrientes del evento.
9.Responder por la confección de facturas, distintos reportes para el reintegro de los pagos a caja menor.
10.Evaluar factores de riesgo de los planes presupuestales entregados al Comité Financiero por parte de los demás grupos de trabajo.

Funciones Comité Alimentos y Bebidas

1.Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas:
2.Ofrecer un buen catering a nuestros invitados
3.Manipular con higiene los alimentos que se vamos a ofrecer
4.Ubicar un buen sitio donde colocar los alimentos, para que nuestros invitados se sientan a gusto
5.Decorar la los alimentos y la mesa de acuerdo al evento

Funciones Comité Producción
1.Investigar los medios que van a ser utilizados para realizar el evento.
2.Hacer un listado de los instrumentos a cotizar.
3.Estar pendiente de que todo el lugar sea apto para llevarlo a cabo.
4.Verificar que todos los equipos electrónicos y técnicos que se empleen en el evento funcionen a la perfección y que estén ajustados según la necesidad de las personas que participaran de él.
5.Consultar a los diferentes comités sobre la aprobación de herramientas necesarias para la producción del evento.

EVENTO

Es un acto que sirve a su empresa para prestar o potencializar un determinado producto o servicio para dar a conocer la oportunidad de acercamiento de la empresa al cliente lo que facilita los objetivos de fidelización ante el mercado actual. Este favorece las relaciones y facilita la adaptación entre empresa y cliente o entre empleados, cada tipo de evento tiene un objetivo concreto y por consiguiente debe organizarse de acuerdo con los resultados esperados. No es lo mismo organizar un viaje incentivo que una inauguración de un local.

Los eventos empresariales y los sociales constan de una serie de pasos en los que se debe observar un protocolo adecuado especialmente si entre los asistentes se cuentan con funcionarios gubernamentales este protocolo se debe planear de manera cuidadosa y será registrada en un cronograma el cual garantizara la efectividad y el cumplimiento del evento.

Cabe destacar que el éxito de un evento no esta solamente en el desempeño de los especialistas y del personal a cargo de diferentes comités si no también estará ligado a la adecuada elección del lugar, fecha y hora la cual será definitivo para una buena respuesta del público invitado.
Sirve para resaltar la marca un producto, un servicio etc.

TIPOS DE EVENTOS

•PRESENTACION COMERCIAL:el objetivo de un evento de este tipo es dar a conocer los productos y servicios y provocar la contratación de los mismos. Suelen ser de mañana o por mucho de tarde para este tipo de evento, la obsesión es despertar el interés del invitado. El contenido del evento es la mejor arma, cada charla tiene que ser ocurrente, enfocado hacia el cliente y sustantivo.

Tienes que transmitir un mensaje comercial de tal forma y con tal sutileza que no perezca un mensaje comercial.

Si el evento va a durar tres horas dedica solo 40 minutos para hablar “de lo tuyo”, al principio el evento dedica 10 minutos hablar sobre como puede tu empresa resolver el problema en cuestión.

•EL SEMINARIO: los seminarios suelen durar una jornada completa y están relacionados exclusivamente con un tema de interés. El secreto esta en el contenido , la obsesión tiene que ser enfocada hacia lo que el invitado lleve consigo (en su cabeza) al final del día para que un grupo de empresarios ( o sus empleados) dediquen tiempo al evento, es impredecible que la calidad de la información sea excelente.

•CURSOS DE FORMACIÓN: el objetivo es hacer que los invitados vuelvan a sus casas con unos conocimientos que no tenían. Para este tipo de evento, la calidad de la preparación es fundamental. Uno de los grandes fallos de los cursos es tratar de abarcar demasiado en poco tiempo.

Debemos tener en cuenta que no todo el mundo aprende de la misma manera ya que los expertos saben que hay tres tipos de alumnos, los que aprenden con los ojos (viendo y leyendo), los que aprenden con los oídos (escuchando explicaciones) y los que aprenden haciendo (juegos, ejercicios participativos etc.). por eso es importante tener algo para cada grupo.

•FERIAS Y EXPOSICIONES: estos eventos a diferencia de los anteriores, suelen ser de interacciones uno a uno en un lugar de ponencias en un grupo. Por eso requiere que todo el equipo este perfectamente sincronizado. No siempre se dispone de tiempo suficiente para hacer una labor explicativa, en estos casos, el tener a mano documentación adecuada y atractiva aumentara significativamente los retornos de la inversión.

Para ferias y exposiciones el después del evento es todavía mas relevante. El seguimiento puntual marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso.

•INCENTIVOS Y VIAJES: para organizar un evento de estas características resulta fundamental conocer los gustos y necesidades de tu público objetivo. Para triunfar, es importante encontrar el equilibrio correcto entre diversión y contenido. Dada la complejidad logística de estos eventos, es imprescindible contar con un apoyo profesional para su organización.

COMITES ASIGNADOS

•Comité de relaciones publicas
•Comité general
•Comité de finanzas
•Comité de logística
•Comité de bebidas y comida
•Comité de divulgación

OBJETIVO GENERAL COMITE RELACIONES PUBLICAS

Buscar la integración de los egresados, para constituir una unión SENA – EGRESADO y motivar por medio de reuniones o talleres para que sepan que es un buen camino ser parte de punto de contacto egresado SENA.

OBJETIVO ESPECIFICOS COMITE RELACIONES PUBLICAS

1.Establecer una estrategia para un mejor funcionamiento y aportes hacia al comité
2.La responsabilidad principal del comité es comunicarles a los egresados las actividades y proyectos del servicio a los que se dedica el evento
3.Destacar los valores que tiene el evento y el trabajo que utiliza la organización
4.Transmitir con claridad el sentimiento de orgullo que todo egresado debería tener para esta institución

FUNCIONES DEL COMITE RELACIONES PUBLICAS

a.Contactar a los egresados por medio de la base de datos del proyecto punto de contacto para así poder hacer la invitación al evento
b.Contratar un patrocinio con el fin de obtener ayuda para poder financiar el evento
c.Buscar contactos empresariales para los egresados e informarles de cualquier eventualidad en las empresas como son vacantes u otros servicios
d.Organizar una campaña para difundir la información del evento que seba a realizar, por los medios que sean posibles
e.Familiarizarse con los egresados para que ellos, sean más sensibles a la hora de decirnos las cosas e inquietudes
f.Se deberá enfatizar y motivar a todos los miembros del evento para asegurar la supervivencia del mismo
g.Conocer con realidad lo que es punto de contacto SENA y cuál es su objetivo

ORGANIGRAMA

CRONOGRAMA

DIAGRAMA DE FLUJO